Tài liệu hỗ trợ đăng ký
Lộ trình: Giáo phận quy tụ và xác nhận thành viên, thực hiện đăng ký và quản lý hành trình của đoàn.
Mọi thông tin trong tài liệu nên được đối chiếu với website chính thức WYD Seoul 2027 tại thời điểm tham khảo để cập nhật thay đổi mới nhất.
Những điều Giáo phận cần xác định trước khi đăng ký
Sáu việc nên thống nhất từ đầu để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.
Chỉ định Leader & Deputy Leader
- Leader: điều phối chung mọi việc, là đầu mối liên hệ giữa đoàn và BTC
- Deputy Leader: thao tác đăng ký trên hệ thống; quản lý, cập nhật và hoàn thiện thông tin của đoàn
Email đăng ký
Dùng để kích hoạt tài khoản cho đoàn. Nếu được, nên dùng email chính thức của Giáo phận thay vì email cá nhân của Leader.
Người / nhóm phụ trách thông tin
- Đặt ra điều kiện để đi cùng đoàn và giấy tờ cần có để xác minh
- Lập danh sách, lấy thông tin, rà soát hộ chiếu, xác định nhu cầu visa và hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ
Chọn Package
- Package nào cũng gồm: đi lại nội thành bằng xe bus, tàu điện; WYD Kit và bảo hiểm. Chỗ ở và suất ăn tùy từng loại
- Mỗi Single Group hay Subgroup phải chọn cùng một package
Xác định hành trình
- Đi như thế nào, tham gia hoạt động gì, ở đâu (DID, WYD, trước và sau Đại hội...)
- Thời điểm xuất cảnh và trở về
Kinh phí & thanh toán
- Kinh phí cho mỗi tham dự viên
- Phương thức và deadline thanh toán
Khi sáu việc này đã rõ, các bước đăng ký phía sau sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Lưu ý về visa
Visa C-3 — visa ngắn hạn
BTC ĐHGTTG Seoul làm việc với Bộ Tư pháp Hàn Quốc để hỗ trợ visa C-3: thời hạn 3 tháng, nhập cảnh 1 lần, lưu trú tối đa 30 ngày. Cơ chế hỗ trợ có thể thông qua Thư xác nhận đăng ký tải từ hệ thống chính thức của WYD 2027 (cần đối chiếu thông tin cập nhật trên website WYD).
- Sau khi hoàn tất đăng ký, tải Thư xác nhận đăng ký từ hệ thống để bổ sung hồ sơ visa
- Thư xác nhận cần chữ ký / con dấu của Giáo phận hoặc người được Giáo phận ủy quyền
- Yêu cầu visa khác nhau tùy quốc tịch, loại hộ chiếu và từng TDV — Giáo phận cần rà soát hộ chiếu để biết yêu cầu áp dụng cho thành viên của mình
Chuẩn bị hồ sơ
Ít nhất 3 tháng trước ngày khởi hành.
Nộp hồ sơ
Ít nhất 2 tháng trước khởi hành, để kịp bổ sung giấy tờ nếu Lãnh sự quán yêu cầu.
Nguyên tắc chung
Mỗi Giáo phận tiếp nhận thành viên của mình, lập danh sách, lấy thông tin, rà soát hộ chiếu, xác định nhu cầu visa... rồi thực hiện các bước đăng ký, quản lý đoàn và hành trình của đoàn.
Hình thức: đăng ký online theo nhóm
WYD Seoul 2027 chỉ nhận đăng ký theo nhóm:
- Single Group (1 – 150 người): cả nhóm có chung hành trình và chung package
- Macrogroup (151 – 5.000 người): chia thành các Subgroup, mỗi Subgroup tối đa 150 người, có chung hành trình và chung package
Ai điều phối nhóm?
Mỗi Group có 1 Leader và 1 Deputy Leader.
Deputy Leader là người thao tác và quản lý thông tin của đoàn trên hệ thống.
Đăng ký ở đâu?
Trên hệ thống đăng ký online chính thức:
Ngôn ngữ hệ thống: Hàn, Anh, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Ý, Pháp.
Giữ liên lạc với Ủy ban
Giáo phận cập nhật hành trình của đoàn cho Ủy ban để Ủy ban kịp thời hỗ trợ khi cần.
Hai giai đoạn đăng ký
Xác nhận tham dự
- Khai báo thông tin cơ bản (Single / Macro Group) để xác nhận tham dự
- Xác thực email để kích hoạt tài khoản đăng ký cho đoàn
Hoàn thiện & thanh toán
- Nhập, chỉnh sửa và hoàn thiện thông tin theo yêu cầu
- Thanh toán Package và Solidarity Fund theo deadline
- Nhận voucher và các thông tin cần cho Check-in
Quy trình đăng ký tổng thể
Mười bước từ lúc quy tụ thành viên đến khi lên đường.
Đăng ký tham dự Đại hội WYD- 01
Quy tụ và lập danh sách
- Xác nhận thông tin cơ bản của tham dự viên (TDV): thuộc Giáo phận / giáo xứ / dòng nào, sinh hoạt hội đoàn / nhóm nào...
- Nếu đi cùng đoàn Giáo phận: cần điều kiện gì, giấy tờ gì để xác minh / bảo lãnh...
- Khi TDV đủ điều kiện và được tiếp nhận: trao đổi về hành trình, lấy thông tin chi tiết để cập nhật danh sách đoàn
Nếu chưa đủ điều kiện đi cùng đoàn, Giáo phận nhẹ nhàng hướng dẫn hoặc tư vấn TDV tham gia qua những chương trình khác.
- 02
Xác nhận tham dự: chọn Single Group hoặc Macrogroup
Thực hiện trên hệ thống đăng ký online.
Sau khi đăng ký, không thể chuyển đổi giữa hai hình thức này — Giáo phận nên cân nhắc kỹ trước khi chọn.
- 03
Kích hoạt tài khoản của nhóm
Nhập thông tin Leader và email để kích hoạt tài khoản, sau đó đặt mật khẩu để đăng nhập vào khu vực đăng ký riêng của nhóm.
- 04
Kiểm tra và bổ sung thông tin
- Kiểm tra, xác nhận lại những thông tin đã điền trước đó
- Hoàn thiện các thông tin còn lại trong khu vực đăng ký riêng của nhóm
Không cần làm xong trong một lần: có thể lưu biểu mẫu ở trạng thái “bản nháp”, quay lại chỉnh sửa, thêm bớt sau — miễn là hoàn tất trước deadline.
- 05
Linh mục và phó tế chuẩn bị giấy tờ xác minh
Theo yêu cầu của hệ thống. (Giám mục có kênh đăng ký riêng, giống Lisbon 2023.)
- 06
Rà soát hộ chiếu, xác nhận yêu cầu visa
Hỗ trợ tùy điều kiện và hoàn cảnh của từng người.
- 07
Hoàn thiện thông tin đăng ký trên hệ thống
- 08
Kiểm tra dữ liệu, xác nhận và thanh toán
Có thể thanh toán một lần hoặc chia hai đợt:
- Đợt 1: 30 – 80% tổng số tiền. Sau khi thanh toán, một số thông tin sẽ bị khóa; số thành viên chỉ có thể tăng, không thể giảm
- Đợt 2: hoàn tất toàn bộ thông tin và thanh toán phần còn lại
- Chỉ hoàn tiền khi hồ sơ xin visa bị Lãnh sự quán từ chối (thủ tục nhận tiền hoàn sẽ thông báo sau)
- 09
Tải Thư xác nhận tham dự cho những ai cần
Dùng để bổ sung hồ sơ visa.
- 10
Nhận voucher và theo dõi email / hệ thống
- Voucher (phiếu xác nhận) phải được xuất trình khi đến WYD Seoul 2027, tại điểm check-in ghi trên voucher
- Theo dõi email / hệ thống để cập nhật thay đổi và chuẩn bị On-site Registration khi đến Hàn Quốc
Deadline thanh toán
- 31/5/2027 — package có bao gồm chỗ ở
- 30/6/2027 — package không bao gồm chỗ ở
Những ngày ở Giáo phận (DID) · 29/7 – 2/8/2027
Days in the Dioceses diễn ra ngay trước WYD chính thức: các bạn trẻ quốc tế được đón tiếp tại các Giáo phận Hàn Quốc, sống cùng cộng đoàn địa phương, tham dự các hoạt động đức tin, văn hóa, hành hương và chuẩn bị tinh thần trước khi về Seoul.
Đăng ký DID khác với đăng ký WYD
DID và WYD có hai quy trình đăng ký riêng — đã đăng ký WYD không có nghĩa là đã đăng ký DID. DID do Ban tổ chức của từng Giáo phận Hàn Quốc (DOC) phụ trách, nên nếu muốn tham dự, Giáo phận cần đăng ký / trao đổi theo hướng dẫn riêng của Giáo phận Hàn Quốc tiếp nhận.
Đăng ký Những ngày ở Giáo phậnChi phí chính thức cho DID
Gồm ăn, ở, chương trình tại Giáo phận, quà lưu niệm (nếu có) và bảo hiểm.
Chi phí chưa bao gồm
Đi lại đến Giáo phận, từ Giáo phận về Seoul và trong nội thành mỗi Giáo phận — tùy chương trình và quy định của Giáo phận đó.
Khung chương trình DID (tổng quát)
Lưu ý khi lên kế hoạch DID
- Tính trước giờ bay, thời gian di chuyển và tập trung
- Chương trình cụ thể do Giáo phận Hàn Quốc tiếp nhận (DOC) tổ chức, có thể gồm trải nghiệm văn hóa và đời sống Giáo hội địa phương
- Dự trù hành lý, phương tiện và thời gian để về Seoul
Các mốc thời gian quan trọng
Lưu ý về linh mục, phó tế, tu sĩ và trẻ em
Linh mục, Phó tế và Tu sĩ
- Nếu đi cùng Giáo phận hay đoàn: được Leader đăng ký chung trong hệ thống, không tạo nhóm riêng
- Ở chung khu lưu trú với đoàn, không có khu ở riêng
- Chuẩn bị trước thông tin cá nhân và giấy tờ xác nhận theo yêu cầu của hệ thống
Trẻ em
- Trẻ sinh từ ngày 1/1/2009 trở về sau bắt buộc đi cùng cha mẹ hoặc người giám hộ
- Người giám hộ cần giấy ủy quyền có chữ ký của cha mẹ (mẫu tải từ hệ thống)
- 1 người giám hộ phụ trách tối đa 10 em
- Trẻ em không được miễn hay giảm phí package
Lưu ý về package
Chỗ ở
Có thể là cơ sở công cộng như nhà thi đấu, trường học, trung tâm hành hương, nhà thờ / giáo xứ... hoặc homestay, tùy phương án tổ chức.
Đoàn không tự chọn được địa điểm và hình thức lưu trú. BTC tại Hàn Quốc sẽ sắp xếp rồi thông báo sau, và xác nhận này có thể đến khá trễ. Giáo phận nên báo trước để các thành viên yên tâm.
TIÊU CHUẨN CHỖ Ở
- Các đoàn được xếp ở cùng một khu hoặc các khu gần nhau
- Trong cùng khu sẽ xếp riêng người lớn / trẻ em, nam / nữ
Ăn uống & di chuyển
Bữa sáng
Chỉ dành cho Group đăng ký package có bao gồm chỗ ở.
Bữa trưa & tối
Phát phiếu ăn dùng tại cửa hàng tiện lợi, quán ăn, nhà hàng trong khu vực lưu trú.
Vigil & Closing Mass
Phát phần ăn cho package có bao gồm bữa ăn, vì gần khu vực hai sự kiện này không có cửa hàng / quán ăn.
Di chuyển
Được phát thẻ đi xe bus, tàu điện trong nội đô Seoul; giảm giá tại vùng đô thị Gyeonggi và Incheon.
Nếu bị mất phiếu ăn hoặc thẻ đi lại, chỉ cần báo lại để được cấp mới.
Đừng ngại liên hệ — chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp.
- Người phụ trách
- [Họ tên]
- Điện thoại / Zalo
- [Số điện thoại]
- [Email của đoàn]
- Website chính thức
- wydseoul.org